E-Mail-Klassifizierungsagent
Der E-Mail-Klassifizierungsagent macht aus einem gemeinsamen Postfach eine Warteschlange, die sich selbst sortiert. Bei jedem Lauf liest er jede ungelesene Nachricht im Posteingang, entscheidet, zu welcher Ihrer Kategorien sie gehört, und verschiebt sie in den Ordner dieser Kategorie. Alles, wozu keine Kategorie passt, landet in einem Ausweichordner, statt in eine Kategorie geraten zu werden.
Wie der E-Mail-Agent hat er keine Chat-Oberfläche. Sie konfigurieren ihn einmal in der Admin-UI und lösen ihn programmatisch aus — durch einen anderen Workflow oder über die API.
Noch kein eingebauter Zeitplan
Der Agent hat keinen wiederkehrenden Auslöser, den Sie in der Admin-UI einstellen könnten. Jeder Lauf muss von aussen gestartet werden — «sortiert sich selbst» heisst also «sortiert sich bei jedem Anstoss selbst». Bis die Planung verfügbar ist, stossen Sie ihn aus dem an, was in Ihrer Umgebung ohnehin nach Zeitplan läuft.
Er versendet niemals E-Mails
Der Agent spricht ausschliesslich IMAP — es gibt nirgends SMTP. Er liest, legt ab und erstellt Ordner. Er kann keine Nachricht auf die Leitung geben. Das ist eine Design-Grenze, keine Einstellung.
Die Kategorien gehören Ihnen, nicht uns
Es gibt keine eingebaute Taxonomie. Sie definieren die Kategorien und können jederzeit eine hinzufügen oder umbenennen — ohne Deployment. Was die Klassifizierung überhaupt funktionieren lässt, ist die Beschreibung, die Sie zu jeder schreiben (siehe unten).
Was er tut
- Auflisten. Jede ungelesene Nachricht im Posteingang, älteste zuerst, bis zu Max. ungelesene Nachrichten.
- Abrufen und archivieren. Jede Nachricht wird vollständig abgerufen. Ihre Anhänge und die Originalnachricht werden im Dateispeicher der Plattform abgelegt, sodass die vollständige E-Mail auch nach dem Verschieben erhalten bleibt.
- Klassifizieren. Dem konfigurierten Modell werden Ihre Kategorienamen und -beschreibungen gezeigt; es wählt eine pro Nachricht — oder lehnt ab, wenn keine passt.
- Ablegen. Jede Nachricht wird in den Ordner ihrer Kategorie verschoben. Existiert der Ordner nicht, erstellt ihn der Agent und abonniert ihn, damit er im Mail-Client sichtbar wird.
- Melden. Der Lauf hält fest, wie viele Nachrichten abgelegt wurden und wie viele auf jede Kategorie entfielen.
Warum ein erneuter Lauf unbedenklich ist
Das Ablegen selbst verhindert Doppelarbeit. Jede Nachricht — sicher eingeordnet oder nicht — verlässt den Posteingang, sodass die Auflistung des nächsten Laufs sie schlicht nicht mehr sehen kann. Es gibt kein Flag, das aus dem Takt geraten könnte, und nichts aufzuräumen. Bricht ein Lauf auf halbem Weg ab, bleiben die bereits abgelegten Nachrichten abgelegt, und der Rest liegt weiterhin ungelesen bereit für den nächsten Lauf.
Die Nachricht bleibt ungelesen
E-Mails werden mit BODY.PEEK gelesen, der Agent markiert also nie etwas als gesehen. Wer den Ordner Support öffnet, sieht weiterhin echte ungelesene Post — der Agent hat sie sortiert, nicht erledigt.
Konfiguration
Erstellen Sie in der Admin-UI ein Profil aus der Vorlage E-Mail-Klassifizierungsagent.
Postfachverbindung
Dieselben Felder wie beim E-Mail-Agenten: Host, Port, Benutzername, Passwort, TLS, Posteingangsordner und Max. ungelesene Nachrichten. Einen „Verarbeitet-Ordner" gibt es hier nicht — der Klassifizierer entscheidet, wohin jede Nachricht geht.
Kategorien
Eine wiederholbare Liste. Fügen Sie einen Eintrag pro Kategorie hinzu:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Kategorie | Ein kurzer Name, z. B. support_request. Muss eindeutig sein. |
| Zielordner | Wohin E-Mails dieser Kategorie abgelegt werden. Wird bei Bedarf erstellt. Muss eindeutig sein. |
| Was gehört hierher | Eine Beschreibung der Art von E-Mails, die in diese Kategorie gehört. Das liest das Modell. |
| Antwort entwerfen | Wenn aktiviert, erhält Post dieser Kategorie zusätzlich einen Antwortentwurf im Ordner Entwürfe. Standardmässig aus. |
Schreiben Sie die Beschreibung für eine neue Kollegin, nicht für eine Suchmaschine
Dieses Feld leistet die eigentliche Arbeit. Ordnernamen allein können eine Informationsanfrage nicht von einer Supportanfrage trennen — eine Beschreibung schon: „wir können das lösen, indem wir eine Auskunft geben" gegenüber „das erfordert eine Handlung unseres Teams". Beschreiben Sie die Absicht der Absenderin und was die Bearbeitung bedeuten würde. Stichwortlisten funktionieren deutlich schlechter als ein klarer Satz darüber, wozu die Kategorie da ist.
Verschachtelte Ordnernamen nutzen das Trennzeichen Ihres Servers
Ein Zielordner wie Triage/Support ergibt nur auf Servern eine echte Ordnerstruktur, deren Trennzeichen / ist — etwa Gmail. Auf einem Server mit . entstünde ein einzelner flacher Ordner mit dem Namen Triage/Support; schreiben Sie dort stattdessen Triage.Support. Abgelegt wird die Post in beiden Fällen korrekt, eine Baumstruktur erhalten Sie aber nur mit dem passenden Trennzeichen. Im Zweifel verwenden Sie flache Namen wie Support und Invoices.
Klassifizierer
| Feld | Standard | Beschreibung |
|---|---|---|
| Ausweichordner | Uncategorised | Wohin E-Mails ohne passende Kategorie gehen. Nie geraten, nie im Posteingang belassen. |
| Klassifizierungsmodell | (leer) | Das klassifizierende Modell. Leer lassen, um das Hauptmodell des Agenten zu verwenden. |
| Klassifizierungs-Prompt | (sinnvoller Standard) | Anweisungen, wie das Modell auswählt. |
Der Weg in den Ausweichordner
Das Modell hat genau einen Ausweg: Es kann ausdrücklich sagen, dass keine der Kategorien passt. Dann geht die Nachricht in den Ausweichordner statt in einen Kategorieordner.
Eine frühere Fassung liess das Modell zusätzlich seine eigene Konfidenz bewerten und leitete alles unterhalb einer Schwelle um. Diese Einstellung wurde entfernt. Ein selbst gemeldeter Wert entsteht im selben Zug wie die Antwort, statt gemessen zu werden — er trägt also nichts bei, was in der Wahl nicht ohnehin steckt. Über die Chat-Modelle der Plattform hinweg an einer bewusst mehrdeutigen Nachricht gemessen, fing die ausdrückliche Ablehnung sie in vier von fünf Fällen ab, während die Schwelle kein einziges Mal griff; das eine Modell, das falsch ablegte, tat dies mit 0.95 Konfidenz.
Die praktische Folge: Ihre Kategoriebeschreibungen sind das Sicherheitsnetz, nicht ein Regler. Landet Post im falschen Ordner, schärfen Sie die Beschreibungen der beiden verwechselten Kategorien.
Antwortentwürfe
Aktivieren Sie Antwort entwerfen, damit der Agent für die Kategorien, die es verdienen, eine Antwort schreibt und sie im Ordner Entwürfe ablegt — damit ein Mensch sie liest, anpasst und sendet. Der Agent versendet nie; die Plattform hat überhaupt keine Möglichkeit, E-Mails zu senden.
Entworfen wird pro Kategorie, über den Schalter Antwort entwerfen in der Kategorienliste. Genau darum geht es: Eine Beschwerde verdient meist eine Antwort, ein Dankeschön selten, und eine Rechnung will bezahlt und nicht beantwortet werden. Post, auf die keine Kategorie passte und die in den Ausweichordner ging, wird nie entworfen — wenn das Modell nicht sagen konnte, worum es geht, kann es die Nachricht auch nicht beantworten.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Antwort entwerfen | Hauptschalter dieses Abschnitts. Standardmässig aus. |
| Entwurfsordner | Wohin Entwürfe abgelegt werden. Wird der Name nicht gefunden, wird der Entwurfsordner des Servers verwendet, andernfalls der Name angelegt. |
| LLM-Modell | Das Modell, das die Antwort schreibt. Leer lassen, um das Hauptmodell zu verwenden. |
| Entwurfs-Prompt | Anweisungen zu Ton und Stil. Der Standard ist knapp, höflich und verbietet erfundene Fakten. |
| Eingabe-Token Entwurf | Wie viel der Nachricht dem Modell gezeigt werden darf. Siehe Lange E-Mails. |
Jeder Entwurf wird korrekt in den Verlauf eingehängt — Re:-Betreff, passende In-Reply-To- und References-Kopfzeilen — und erscheint im Mailprogramm daher innerhalb der ursprünglichen Konversation.
Ein Entwurf ist ein erster Wurf, keine Antwort Lesen Sie jeden Entwurf, bevor Sie ihn senden. Das Modell
schreibt aus der Nachricht und optional ihren Anhängen — es hat keinen Zugriff auf Ihre Systeme, Ihre Preise oder Ihre Fallhistorie und weiss nicht, was es nicht weiss. Entwürfe in Ihren eigenen Dokumenten zu verankern ist eine eigene, geplante Fähigkeit.
Anhänge
Aktivieren Sie Anhänge lesen, damit der Entwurf auch den Inhalt der angehängten Dateien nutzt und nicht nur den Textkörper. PDFs und Bilder liest der Dokumentenparser der Plattform (mit OCR); Word-, PowerPoint- und Excel-Dateien werden direkt konvertiert. Alles andere — Archive, Audio — wird übersprungen.
Jeder gelesene Anhang kostet einen Parser-Aufruf, daher begrenzen drei Werte den Aufwand:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Max. Anhänge pro Nachricht | Wie viele Dateien pro Nachricht gelesen werden, grösste zuerst. Standard 3. |
| Minimale Anhangsgrösse | Kleinere Dateien werden ganz übersprungen. Standard 8 KB. |
| Zeichenlimit pro Anhang | Wie viel Text aus einer einzelnen Datei übernommen wird. Standard 20 000 Zeichen. |
Die Mindestgrösse deckt einen sehr häufigen Fall ab: Das Logo in einer E-Mail-Signatur kommt genauso als Anhang an wie ein echtes Dokument. Ohne diese Grenze würde jede gewöhnliche Geschäftsmail dafür bezahlen, ihr Signaturbild auszuwerten — für nichts.
Eine Datei, in der der Parser keinen Text findet, wird dem Modell dennoch genannt — ein Foto oder ein Scan, den die OCR nicht lesen konnte. Dem Modell wird gesagt, dass die Datei ankam und dass kein Text gelesen werden konnte. So kann der Entwurf „danke für das Foto" schreiben, ohne zu erfinden, was darauf zu sehen war. Stillschweigend verworfen wird sie nie: Wer „siehe Anhang" schreibt, verdient eine Antwort, die den Anhang wenigstens bemerkt.
Der Agent beschreibt keine Bilder
Das Lesen von Anhängen extrahiert Text. Ein Foto ohne Schrift liefert nur Name und Typ — der Agent versteht keine Bilder und sagt Ihnen nicht, was darauf zu sehen ist.
Lange E-Mails
Ein langer weitergeleiteter Verlauf mit einem 200-seitigen PDF passt in keine Modell-Eingabe. Statt zu scheitern, kürzt der Agent — in fester Reihenfolge, damit vorhersehbar bleibt, was das Modell gesehen hat:
- Kopfzeilen und die Liste der Anhänge bleiben immer erhalten.
- Anhangstext wird zuerst verworfen, mit der kleinsten Datei beginnend.
- Erst danach wird der Textkörper an einer Satzgrenze gekürzt und als gekürzt markiert.
Der Textkörper wird den Anhängen vorgezogen, weil dort die eigentliche Frage steht. Erhöhen Sie Eingabe-Token Entwurf, wenn Ihr Modell mehr verarbeitet und weniger gekürzt werden soll.
Erste Schritte
- Beginnen Sie mit zwei oder drei Kategorien, nicht mit fünfzehn. Breite, klar unterscheidbare Töpfe werden weit zuverlässiger klassifiziert als eine lange Liste überlappender — aufteilen können Sie später.
- Lassen Sie ihn die Ordner erstellen. Verweisen Sie auf noch nicht existierende Ordner und lassen Sie den ersten Lauf sie anlegen; so stimmen die Namen exakt überein.
- Verfolgen Sie die ersten Läufe in der Ereignis-Timeline. Bei jeder Nachricht sind die gewählte Kategorie und die Begründung des Modells sichtbar. Diese Begründung ist der schnellste Weg zu einer Beschreibung, die eine Überarbeitung braucht.
- Beheben Sie Fehlablagen in den Beschreibungen. Sie sind der einzige Hebel — und der richtige: fast jede Fehlablage geht auf zwei Kategorien mit überlappenden Beschreibungen zurück.
- Danach stossen Sie ihn regelmässig an — aus dem, was bei Ihnen ohnehin nach Zeitplan läuft — und der Posteingang leert sich von selbst.
Was er nicht tut
- Er versendet nie und löscht nie. Verschieben verlagert eine Nachricht; Entwürfe landen in Ihrem Entwurfsordner. Nichts verlässt das Postfach, und die Plattform kann überhaupt keine E-Mails senden.
- Er liest zum Klassifizieren keine Anhänge. Die Klassifizierung nutzt nur Kopfzeilen und den Textkörper. Anhänge können in einen Antwortentwurf einfliessen (siehe oben), nie aber in die Wahl der Kategorie.
- Er verankert Entwürfe nicht in Ihren Dokumenten. Ein Entwurf entsteht allein aus der Nachricht und ihren Anhängen. Antworten aus Ihrer Wissensdatenbank ist eine eigene, geplante Fähigkeit.
- Er hat keine Chat-Oberfläche und keine Wissensdatenbank.
- Er überspringt keine Nachricht, die er nicht verarbeiten kann. Ein Lauf ist ganz oder gar nicht: Scheitert die Klassifizierung einer Nachricht, wird nichts aus diesem Stapel abgelegt und der ganze Stapel im nächsten Lauf erneut versucht. Das verhindert, dass eine vorübergehende Störung Post in den Ausweichordner streut — bedeutet aber, dass eine dauerhaft unverarbeitbare Nachricht das Postfach blockiert, bis Sie sie von Hand herausnehmen. Achten Sie auf Läufe, die jedes Mal mit einem Fehler und ohne Ablage enden.
Eingehende E-Mails sind nicht vertrauenswürdig Jede und jeder kann Ihrem Postfach alles schicken, und der
Textkörper geht in den Prompt des Modells. Der Agent ist so gebaut, dass der schlimmste Fall begrenzt bleibt: Das Modell wählt aus Ihrer Kategorienliste und kann immer nur eine Position in dieser Liste zurückgeben — eine Nachricht mit eingebetteten Anweisungen kann also keinen Zielordner erfinden und den Agenten zu nichts anderem bringen als zum Ablegen von Post. Der PII-Schutz der Plattform anonymisiert personenbezogene Daten am LLM-Gateway. Behandeln Sie den Ordner, in dem eine Nachricht gelandet ist, dennoch als Vorschlag, nicht als Urteil.